# HeyLeave pentru IT și financiar

Pagina HTML: https://heyleave.com/resurse/heyleave-pentru-it-si-financiar/

HeyLeave rulează în cloud-ul nostru sau, în varianta Enterprise, în contul vostru AWS; prelucrarea AI se face pe Amazon Bedrock în UE, iar datele nu sunt folosite la antrenarea modelelor. Prețul lunar e calculat zilnic, după angajații cu acces, și include un consum pe angajat; peste el se facturează doar în plafonul lunar pe care îl setați voi, implicit zero. Exemplu: 600 de angajați, două fluxuri, pilot și primele 12 luni de producție: 18.300 € fără TVA. Disponibilitate 99,5% pe canal pe lună, cu credite automate sub prag.

Toate sumele de pe această pagină sunt în **EUR, fără TVA** (condițiile comerciale din 26 octombrie 2026). Între firme din România, factura se emite și se plătește în lei, la cursul BNR din ziua facturii, lunar, cu plata în 30 de zile, prin RO e-Factura. Anexa de securitate, DPA-ul, certificatele de asigurare și un model de factură se livrează înainte de semnătură.


## 1. Datele, pe componente

Ce știm și putem spune acum:

| Componentă | Ce știm acum |
|---|---|
| Aplicația, baza de date și jurnalele | unde rulează (furnizorul și regiunea), ce date văd, cât le păstrează și sub ce garanție de transfer: în anexa de securitate |
| Prelucrarea AI și citirea documentelor | prelucrarea AI rulează pe Amazon Bedrock, în UE; datele nu sunt folosite la antrenarea modelelor. Textul și documentele trec prin redactare; ce văd modelul AI și cititorul de documente, înainte și după redactare, se testează cu voi în pilot. O numim pseudonimizare, nu anonimizare |
| WhatsApp / Meta | ce păstrează Meta, după propriile condiții, vă comunicăm separat |
| Copii de siguranță | șterse în cel mult 90 de zile după încheierea serviciului |

Autentificarea administratorilor HR în ecranul de administrare (de exemplu MFA sau SSO), rolurile lor și jurnalul de audit al administrării nu sunt descrise pe această pagină. Întrebați-ne înainte de semnătură; anexa de securitate o primiți tot atunci.

- Prima săptămână de pilot rulează pe date sintetice. Datele reale intră doar după DPA-ul semnat, lista subprocesatorilor și testele trecute împreună cu voi: autentificarea, izolarea între clienți, permisiunile conectorului, accesul la fluturaș doar al persoanei corecte, un telefon folosit de mai multe persoane, un număr de telefon realocat și redactarea.
- Dacă un flux nu primește atașamente (de exemplu, poze cu documente), fișierul nu ajunge în HeyLeave; angajatul e îndrumat să-l predea la HR.
- Notificarea unei încălcări a securității datelor: fără întârziere nejustificată și în cel mult 24 de ore de la momentul în care aflăm, pe orice plan, cu actualizări continue.
- Ieșire: export complet oricând, gratuit (implicit, un export lunar programat). Datele active se șterg în 30 de zile după încheierea serviciului, copiile de siguranță în 90 de zile, cu confirmare scrisă. Numărul de WhatsApp e înregistrat pe firma voastră.

## 2. Găzduire

- **Standard:** în cloud-ul nostru. Furnizorul și regiunea fiecărei componente (aplicația, baza de date, jurnalele, copiile de siguranță) sunt în anexa de securitate; prelucrarea AI rulează pe Amazon Bedrock, în UE.
- **Enterprise:** în contul vostru AWS, cu ofertă detaliată (licență, implementare, mentenanță și costurile plătite direct de voi: infrastructura AWS, consumul AI, taxele WhatsApp), comparată cu bugetul echivalent în cloud-ul nostru, pentru aceleași fluxuri, același consum și aceleași responsabilități. Include code escrow.

## 3. Conectorul la sistemul de HR

- Verificarea de pregătire (o săptămână, gratuit) confirmă fezabilitatea pe sistemul și versiunea voastră, harta fluxului de date și costurile externe, de exemplu accesul API de la furnizor.
- Catalogul spune, pentru fiecare flux, ce acțiune cere conectorul: citire sau scriere înapoi în sistemul de HR. În pilot, capabilitățile conectorului sunt blocate la cele numite.
- O cerere e confirmată angajatului doar după ce e stocată durabil; cererile confirmate nu se pierd și se execută o singură dată (scrierile duplicate în sistemul de HR sunt blocate).
- Efort intern: IT, aproximativ o zi pentru conector; responsabilul HR, aproximativ 2 ore pe săptămână în pilot. Un alt sistem de HR decât cel numit se ofertează înainte de orice lucru.

## 4. Costul

**Abonament lunar, gradual după angajații cu acces** (fără salturi între benzi):

| Angajați cu acces | Preț lunar |
|---|---|
| până la 100 | 300 €, fix |
| 101–300 | 300 € + 2,50 € pe angajat peste 100 |
| 301–1.000 | 800 € + 2,00 € pe angajat peste 300 |
| peste 1.000 | ofertat din consumul măsurat în pilot |

Exemple: 180 de angajați, 500 € pe lună; 300 de angajați, 800 € pe lună; 600 de angajați, 1.400 € pe lună; 1.000 de angajați, 2.200 € pe lună. Prețul lunar e media prețurilor zilnice, după angajații activi în fiecare zi, facturată la final de lună; angajații sezonieri contează doar pentru zilele cu acces. Opțional: acoperire 24/7 pentru incidente, 400 € pe lună.

**Pilotul:** 500 € până la 100 de angajați, 1.500 € între 101 și 150 de angajați, plătit 50% la semnătură și 50% la pornirea acceptată (momentul exact, pornirea tehnică sau cea pe date reale, se stabilește în contract). În pilot nu se plătește abonament și nici depășiri. Nu există conversie automată: abonamentul începe doar după decizia voastră scrisă. Conversia la implementarea numită în ofertă (același scop) nu are taxă de configurare, iar prețurile de conversie rămân valabile 90 de zile după închiderea pilotului. Dacă pilotul nu atinge obiectivele de business sau volumul, suma rămâne taxa de evaluare și nu aveți nicio altă obligație.

### Exemplu de cost total: 600 de angajați, două fluxuri

Exemplul presupune conversia la implementarea numită în ofertă: 600 de angajați, cele două fluxuri și până la trei valuri de lansare pe același sistem de HR, fără altă taxă de configurare.

| | Suport standard (zile lucrătoare) | Cu acoperire 24/7 |
|---|---|---|
| Verificarea de pregătire (o săptămână) | 0 € | 0 € |
| Pilot: 50% la semnătură, 50% la pornirea acceptată | 1.500 € | 1.500 € |
| Perioada de pilot (60 de zile, plus o prelungire gratuită opțională de 30 de zile) | 0 € | 0 € |
| Conversia, același scop: taxă de configurare | 0 € | 0 € |
| Producție, după conversia voastră scrisă, pe lună | 1.400 € | 1.800 € |
| **Pilot și primele 12 luni de producție** | **18.300 €** | **23.100 €** |
| Caz de stres: 50 de mesaje pe angajat pe lună în loc de 30, toate aprobate ca depășire | 2.360 € pe lună; 29.820 € pilot și 12 luni | 2.760 € pe lună; 34.620 € pilot și 12 luni |

În cazul de stres, cele 600 de persoane scriu în total 12.000 de mesaje peste consumul inclus: 600 × (50 − 30) × 0,08 € = 960 € în plus pe lună, numai în plafonul aprobat.

Se adaugă doar ce aprobați voi: costurile terților din verificarea de pregătire (trecute în ofertă, adesea 0 €), un plafon lunar de depășire (implicit 0 €) și fluxuri în plus, 500 € fiecare.

**Pragul de rentabilitate** (cost HR de 15 € pe oră; pilotul și primele 12 luni de producție recuperate în cele 12 luni):

| Minute nete de HR economisite pe cerere | Standard | Cu 24/7 |
|---|---|---|
| 10 | 102 ore pe lună, aproximativ 610 cereri | 128 de ore pe lună, aproximativ 770 de cereri |
| 5 | 102 ore pe lună, aproximativ 1.220 de cereri | 128 de ore pe lună, aproximativ 1.540 de cereri |

„Nete” înseamnă după ce scădeți instruirea, tratarea excepțiilor și administrarea. Înainte de semnătură, verificăm ambele scenarii pe volumele voastre lunare reale, doar pentru fluxurile cumpărate.

### De la pilot la producție

- **Valurile de lansare.** Producția pornește în până la trei valuri (locații sau entități pe același sistem de HR). Fiecare val se activează doar cu aprobarea voastră scrisă, iar angajații lui devin facturabili doar după ce valul trece testele de acceptanță. Comanda numește datele valurilor, entitățile, configurarea conectorului și responsabilii de acceptanță. Până când toți cei 600 de angajați sunt activați, factura lunară e mai mică decât cei 1.400 € din exemplu; protecția prețului de 12 luni începe cu primul val.
- **Numărarea angajaților.** Fiecare angajat activat se numără o singură dată, pe toate entitățile juridice numite ale grupului, pe aceeași scală graduală (WhatsApp și web, mai multe entități). Conturile de test și cele doar de administrare nu se numără. Pilotul acoperă o singură entitate juridică.
- **Pragul pentru conversie.** La finalul pilotului vă prezentăm o prognoză pentru implementarea completă, din adoptarea și minutele economisite observate în pilot. Recomandăm conversia doar dacă prognoza ajunge la cel puțin 102 ore nete de HR pe lună (129 cu 24/7). Sub acest prag, o continuare e o decizie separată, de calitatea serviciului (de exemplu acces multilingv pentru lucrătorii străini), niciodată prezentată ca economie. Capacitatea eliberată se raportează separat de economiile în bani.
- **Verificarea volumelor.** La o adopție de 40%, aproximativ 610 cereri pe lună înseamnă aproximativ 1.525 de cereri relevante pe lună în fluxurile cumpărate. Înainte de semnătură, oferta atașează volumele voastre lunare pe flux, timpul de tratare observat și o rată de adopție prudentă, și recalculează pragul de rentabilitate cu costurile terților aprobate, depășirile și timpul HR petrecut pe cererile preluate manual.

**Consum inclus:** cumulat la nivelul firmei, până la 30 de mesaje scrise de angajați pe angajat activat pe lună (răspunsurile, notificările și reîncercările noastre nu se numără) și un fișier trimis de angajat spre citire pe angajat pe trimestru. Fluturașii și adeverințele generate de fluxurile cumpărate nu se numără niciodată.

**Plafonul de depășire:** peste consumul inclus se facturează doar în plafonul lunar pe care îl setați voi: 0,08 € pe mesaj și 0,10 € pe document. Plafonul implicit este 0 €: nu se facturează nimic în plus, conversațiile începute se termină, iar cererile noi peste consum ajung la responsabilul HR desemnat, cu tot contextul. Ecranul de administrare arată consumul rămas și data estimată de epuizare; alertele vin la 80% și 100%.

**Protecția prețului:** prețurile și consumul inclus sunt fixe 12 luni de la pornirea în producție; apoi cel mult o modificare pe an, anunțată cu 90 de zile înainte și plafonată la media anuală a inflației HICP din zona euro. Fără angajament anual: reziliere cu un preaviz de 30 de zile, ultima lună proporțional.

## 5. Niveluri de serviciu

| Element | Standard | Cu 24/7 |
|---|---|---|
| Suport | zile lucrătoare, 08:00–18:00, ora București | incidente tratate la orice oră |
| Răspuns la incident critic | 1 oră, în program | 1 oră, la orice oră |
| Restabilire | 4 ore lucrătoare | 2 ore |
| Izolarea canalului sau conectorului la un incident de securitate | în cel mult 1 oră de la alertă, la orice oră (comutatorul de izolare se testează în pilot) | la fel |

- **Incident critic:** angajații nu pot folosi un canal, se scriu date greșite în sistemul de HR sau există o suspiciune de dezvăluire către persoana greșită.
- **Disponibilitate:** 99,5% pe canal pe lună, cu monitorizare externă. Mentenanța e exclusă doar dacă e anunțată cu 48 de ore înainte, în afara intervalului 07:00–20:00, maximum 2 ore pe lună.
- **Credite automate** din tot abonamentul lunar, inclusiv opțiunea 24/7: 10% sub 99,5%, 25% sub 99%, 50% sub 98%. Reziliere fără penalități după două luni consecutive sub 99%. Întreruperile WhatsApp la nivelul Meta sunt excluse din credite; canalul web se măsoară separat.
- **Răspundere:** maximul dintre 25.000 € și 12 luni de abonament contractat; pentru protecția datelor și confidențialitate, maximul dintre 100.000 € și 24 de luni, acoperit de asigurări profesionale și cyber.
- **Asistență la ieșire:** până la 2 zile de ajutor la migrare gratuit, apoi 600 € pe zi; serviciul poate rula până la 60 de zile după notificare, la prețul lunar obișnuit, dacă aveți nevoie de suprapunere.