Certificatul medical la HR: ce verifici, termene, ce transmiți

Cele șapte întrebări

Pentru fiecare certificat medical, HR și payroll trebuie să poată răspunde la șapte întrebări. Mai jos, fiecare răspuns are articolul lui; unde legea nu răspunde, spunem asta și dăm practica recomandată.

1. Până când predă angajatul certificatul

Certificatul se prezintă angajatorului cel mai târziu până la termenul din norme (5 ale lunii următoare, raportat la luna pentru care s-a acordat concediul; Normele OUG 158/2005, art. 60 alin. (1)). Neprezentarea în termen este un motiv justificat de refuz la plata indemnizației (Normele, art. 71 alin. (1) lit. d)). Separat, indemnizațiile pot fi cerute pe baza actelor justificative în 90 de zile de la data la care persoana era în drept să le ceară (OUG 158/2005, art. 40 alin. (1)). Cum se combină cele două termene într-un caz concret confirmă avocatul.

Medicul eliberează certificatul în ziua consultației; retroactiv, cel mult pentru 24 de ore și doar dacă este certificat inițial (Normele, art. 9 alin. (1)-(2)).

În practică, în ture, certificatul se emite adesea într-o zi în care HR nu e la birou. Stabiliți în regulamentul intern cum îl trimite angajatul (fotografie, original la poartă, e-mail) și cine îl preia, ca data înregistrării să nu depindă de cine e de serviciu.

2. Ce zile plătește angajatorul și ce zile FNUASS

Regula generală (OUG 158/2005, art. 12): angajatorul plătește indemnizația pentru primele 5 zile de incapacitate, iar Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate (FNUASS) de la ziua următoare.

Pentru certificatele eliberate între 1.02.2026 și 31.12.2027 (OUG 91/2025, art. II, modificată prin Legea 64/2026; Normele, art. 78⁴):

• prima zi de incapacitate nu se plătește; ea constituie totuși stagiu de asigurare;
• angajatorul plătește zilele 2-6, FNUASS de la ziua 7 (de la ziua 2 pentru indemnizațiile suportate integral din FNUASS);
• pentru un episod fără întrerupere se scade o singură zi, oricâte certificate ar fi;
• regula nu se aplică pentru maternitate, risc maternal, îngrijirea pacientului oncologic (OUG 158/2005, art. 2 alin. (1) lit. c), d^1), e)), pentru bolnavii din programele naționale de sănătate și pentru certificatele eliberate pe durata spitalizării (OUG 91/2025, art. II alin. (4)-(5), introduse prin Legea 64/2026). Urgențele medico-chirurgicale nu sunt în listă: pentru ele, prima zi se scade și ea.

Cuantumul pentru boli obișnuite și accidente în afara muncii, pe episod (OUG 158/2005, art. 17 alin. (1), în vigoare de la 1.08.2025): 55% din baza de calcul pentru certificate de până la 7 zile, 65% pentru 8-14 zile, 75% pentru peste 15 zile. Un episod de exact 15 zile nu e numit expres în text; payroll confirmă procentul. Pentru unele boli procentul este 75 % sau 100 % (art. 17 alin. (2)).

Dreptul la indemnizație cere un stagiu de cel puțin 6 luni în ultimele 12 luni, cu excepțiile din art. 9 (OUG 158/2005, art. 7). Durata maximă în cazul general este de 183 de zile într-un an (art. 13). Calculul propriu-zis (baza de calcul, media veniturilor) îl face payroll.

3. Ce verifică HR pe certificat

Angajatorul, ca plătitor, verifică elementele obligatorii ale certificatului, ține evidența zilelor pe asigurat și pe afecțiune și respinge la plată certificatele completate eronat (OUG 158/2005, art. 36¹). Înainte de înregistrare, verificați că certificatul este complet și lizibil:

• numele, CNP-ul și angajatorul corespund dosarului;
• seria și numărul certificatului;
• perioada (de la, până la) și data emiterii;
• codul de indemnizație și codul de diagnostic (care coduri se verifică și ce faceți când lipsește unul stabilește payroll, după instrucțiunile CNAS de completare);
• unitatea sanitară, parafa și semnătura medicului;
• dacă este certificat inițial sau în continuare: la cel în continuare, zilele se adună cu ale certificatului inițial și procentul se recalculează pentru tot episodul (art. 17 alin. (1²)); retroactiv se poate elibera doar certificatul inițial (Normele, art. 9 alin. (2)).

HR nu interpretează diagnosticul. Dacă ceva nu se potrivește, cereți angajatului lămuriri sau un certificat corectat, în scris.

4. Ce raportează payroll

Certificatele și veniturile din baza de calcul se declară în D112 (OUG 158/2005, art. 6 alin. (3)); diferențele rezultate din recalcularea procentului se declară în D112 a lunii în care se face recalcularea (art. 17 alin. (1²)). Secțiunile din D112 le stabilește payroll, după instrucțiunile ANAF. Sumele suportate din FNUASS se recuperează de la casa de asigurări de sănătate pe baza unei cereri, pe hârtie sau electronic, cu exemplarul 2 al certificatelor (art. 6 alin. (3¹), art. 38 alin. (2)), în termenul de 90 de zile de la art. 40.

5. Ce transmiteți în REGES și până când

Suspendarea contractului individual de muncă pe durata concediului medical se transmite în REGES-ONLINE în 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator (HG 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. e)).

• Cine: persoana desemnată din HR să înregistreze certificatele. Numiți-o în procedură, cu un înlocuitor pentru concedii și ture de noapte.
• Ce: suspendarea, adică perioada, cauza suspendării și data încetării suspendării (HG 295/2025, art. 4 alin. (2) lit. p)).
• Când: termenul pornește de la data înregistrării la angajator, nu de la data emiterii.
• Dovada: numărul și data din registrul de intrări. Legea nu spune dacă primirea unei poze pe e-mail sau WhatsApp înseamnă înregistrare: OUG 158/2005 (art. 11 alin. (3)) permite medicului să transmită certificatul electronic, dar niciun text nu definește înregistrarea prin poză. Practica recomandată: o procedură internă scrisă care spune ce canal e acceptat și cine înregistrează, plus confirmarea înregistrării către angajat, cu număr și dată.
• Dacă nu faceți: amendă de 3.000–5.000 lei pentru fiecare suspendare netransmisă (HG 295/2025, art. 9 alin. (2) lit. e)).

Transmiterea se face în REGES-ONLINE, platforma Inspecției Muncii.

6. Cât păstrați certificatul și cine are acces

Această pagină nu stabilește termenul de păstrare și nici dacă păstrați originalul; fixați-le cu payroll și cu responsabilul cu protecția datelor. Certificatul conține date despre sănătate. Accesul se limitează la cei care îl procesează; nu circulă în grupurile de echipă și nu se trimite coordonatorului de tură. Coordonatorul trebuie să știe doar perioada în care angajatul lipsește.

7. Ce faceți când certificatul vine târziu sau greșit

• Târziu: îl înregistrați la data reală a primirii. Termenul REGES curge de la acea dată. Dacă a trecut termenul din norme (5 ale lunii următoare), angajatorul poate refuza plata (Normele, art. 71 alin. (1) lit. d)); termenul de 90 de zile din OUG 158/2005, art. 40, se discută cu avocatul.
• Greșit sau incomplet: îl înregistrați, notați ce lipsește și cereți în scris corectarea. Erorile din REGES se corectează la data la care angajatorul află de ele (HG 295/2025, art. 5 alin. (8)). Dacă transmiteți suspendarea pe baza unui certificat incomplet decide avocatul; legea nu tratează expres situația.
• Lipsă, dar angajatul nu vine la tură: nu transmiteți suspendare pe concediu medical fără certificat. Absența fără certificat se tratează după regulamentul intern; dacă devine absență nemotivată, suspendarea are propriul termen, care curge de la data suspendării (HG 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. e)).

Ce nu acoperă această pagină

Concediul de maternitate, concediul pentru risc maternal și concediul pentru îngrijirea copilului bolnav au reguli proprii în OUG 158/2005, pe care această pagină nu le detaliază. Calculul indemnizației (baza de calcul, media veniturilor) îl face payroll, după normele în vigoare. Cum se reflectă concediul medical în concediul de odihnă este explicat în concediile și absențele în ture.