Concediile și absențele în ture: ce aprobă coordonatorul

Regulile care nu depind de contractul colectiv

Ce spune Codul muncii pentru orice angajat din sectorul privat, indiferent de tură, normă sau vechime:

• Minimum 20 de zile lucrătoare pe an, plătite (art. 145). Contractul colectiv de muncă, regulamentul intern sau contractul individual pot da mai mult; nu pot da mai puțin.
• Pentru o parte de an, legea nu dă formula. Codul muncii nu spune expres cum se calculează concediul pentru o parte din an. În practică, dreptul se calculează proporțional cu perioada lucrată, iar metoda se scrie în contractul colectiv sau în regulamentul intern. Concediul medical, maternitatea, concediul paternal și celelalte perioade din art. 145 alin. (4) se socotesc activitate. Convenția pe care o propunem, pas cu pas, este în calculatorul de concediu proporțional.
• Timpul parțial nu reduce zilele (art. 106). Un operator cu normă de 4 ore are același număr de zile de concediu ca un coleg cu normă întreagă.
• Fără bani în loc de concediu. Compensarea în bani a concediului neefectuat este permisă doar la încetarea contractului (art. 146).

Pagina tratează sectorul privat. Pentru sectorul public există reguli speciale, pe care nu le acoperim aici. Contractele colective și regulamentele interne pot fi mai favorabile decât minimul legal; verificați-le înainte să aplicați ce scrie mai jos.

Tipurile de concedii și absențe pe care le gestionează HR

Cine aprobă într-o echipă în ture și în ce ordine

Legea spune că angajatorul acordă concediul; nu spune cine din organizație semnează. Ordinea de mai jos este practică, nu regulă legală. Scrieți-o în regulamentul intern, ca fiecare să știe cine răspunde.

1. Angajatul depune cererea pe canalul stabilit (formular, e-mail, aplicație), cu datele exacte. Cererea trebuie să ajungă undeva unde rămâne cu dată și oră.
2. Coordonatorul de tură verifică acoperirea: câți oameni rămân pe fiecare tură din interval, față de minimul stabilit intern.
3. HR verifică soldul: zilele rămase din anul curent și eventualele zile reportate, cu termenul lor.
4. Persoana cu drept de semnătură aprobă sau refuză, conform regulamentului intern. Refuzul se dă în scris, cu motivul.

Programarea și termenele de cerere

Concediul de odihnă se programează colectiv sau individual. Angajatorul stabilește programarea până la sfârșitul anului calendaristic pentru anul următor, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, pentru programarea colectivă, ori a angajatului, pentru cea individuală (Codul muncii, art. 148 alin. (1)). Programarea colectivă stabilește perioade de cel puțin 3 luni, pe categorii de personal; programarea individuală poate fixa data concediului sau o perioadă de cel mult 3 luni (alin. (2)-(3)).

În perioada programată, angajatul poate cere concediul cu cel puțin 60 de zile înainte (alin. (4)). Dacă concediul se fracționează, angajatul trebuie să aibă în cursul anului cel puțin 10 zile lucrătoare de concediu neîntrerupt (alin. (5)). Pentru cererile din afara programării legea nu fixează un termen: îl fixați în regulamentul intern.

Ce trebuie să vadă coordonatorul înainte să aprobe

• grila de ture pe intervalul cerut, cu cine e deja în concediu sau în concediu medical;
• minimul de oameni pe tură stabilit intern, pe post (de exemplu, un stivuitorist autorizat pe fiecare tură);
• programarea anuală: cine are deja săptămâna respectivă trecută în plan;
• ordinea în care au intrat cererile, cu data și ora;
• soldul angajatului, confirmat de HR.

Reportarea: trei condiții și o fereastră calculată

Concediul de odihnă se efectuează în fiecare an. Codul muncii permite o singură excepție (art. 146 alin. (2)), cu trei condiții care trebuie îndeplinite toate:

1. angajatul nu a putut efectua concediul, integral sau parțial, în anul respectiv;
2. motivul este justificat;
3. angajatul este de acord cu reportarea.

Atunci angajatorul este obligat să acorde zilele neefectuate într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul.

Ce înseamnă „motiv justificat” nu este definit în text. Păstrați la dosar de ce angajatul nu a putut lua concediul (refuzuri scrise, concediu medical lung, nevoile serviciului documentate) și acordul lui pentru reportare. Legea nu prescrie o formă pentru acord; în practică îl luați în scris.

Dacă fereastra expiră fără ca zilele să fie acordate, contează cine a blocat concediul. Dacă angajatorul nu i-a dat efectiv angajatului posibilitatea să ia concediul, dreptul la zilele neefectuate (și la compensarea lor la încetarea contractului) nu se pierde; dacă i s-a dat posibilitatea și nu l-a luat, se poate pierde după cele 18 luni (ICCJ, decizia HP 40/2026, MO 665/11.08.2026; Codul muncii, art. 146 și art. 268).

Ce se socotește activitate la calculul concediului

• Incapacitatea temporară de muncă (concediul medical) se socotește activitate (art. 145 alin. (4)). Un angajat cu 30 de zile de concediu medical în 2026 are tot 20 de zile pentru 2026.
• Concediul pentru creșterea copilului: Codul muncii nu îl enumeră printre perioadele socotite activitate (art. 145 alin. (4)); CJUE a confirmat în cauza C-12/17 (Dicu) că o astfel de regulă este compatibilă cu dreptul UE. Contractul colectiv sau regulamentul intern pot fi mai favorabile.
• Concediul fără plată și absențele nemotivate: Codul muncii nu le enumeră printre perioadele socotite activitate (art. 145 alin. (4)); ele se scad din vechimea în muncă (art. 16 alin. (6)). Cum se reflectă în zilele de concediu stabilesc contractul colectiv sau regulamentul intern; legea nu dă o formulă, deci convenția o confirmați cu avocatul.

Calculatorul nostru refuză cazurile cu concediu pentru creșterea copilului, concediu fără plată sau suspendări și vă trimite la avocat sau la payroll.

Angajare în cursul anului

Un operator angajat pe 15 martie 2026, cu dreptul minim, are pentru 2026, după convenția proporțională folosită în practică (nu o formulă din lege): 20 de zile lucrătoare × 292 / 365 = 16,00 zile. Convenția, rotunjirea propusă și cazurile refuzate sunt în calculatorul de concediu proporțional.

Concediul medical în timpul turelor

Concediul medical nu se aprobă de coordonator: se constată pe baza certificatului. Pentru HR contează un termen verificat: suspendarea contractului pe concediu medical se transmite în REGES în 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator (HG 295/2025, art. 5 alin. (1) lit. e)). Cine înregistrează certificatul, cum se calculează termenul peste weekend și ce se întâmplă cu plata zilelor sunt în ghidul certificatul medical la HR.

Documente și dovezi

Pentru fiecare concediu de odihnă păstrați:

• programarea anuală (colectivă sau individuală), cu data aprobării;
• cererea angajatului, cu data și ora la care a intrat;
• decizia: aprobarea sau refuzul scris, cu motivul și data alternativă propusă;
• pontajul pe interval;
• pentru zilele reportate: motivul pentru care nu au putut fi efectuate și acordul angajatului.

Termenele de păstrare nu le tratăm aici; stabiliți-le cu avocatul sau cu cine vă ține arhiva.

Ce se întâmplă dacă nu respectați regulile

• Suspendarea pe concediu medical netransmisă în REGES: amendă de 3.000–5.000 lei pentru fiecare suspendare neînregistrată (HG 295/2025, art. 9 alin. (2) lit. e)).
• Neacordarea concediului de odihnă sau compensarea lui în bani în timpul contractului: Codul muncii nu prevede o amendă anume pentru asta (art. 260).
• Angajatul poate cere în instanță drepturile neacordate în 3 ani (Codul muncii, art. 268 alin. (1) lit. c)); pentru zilele neefectuate, termenul curge de la încetarea contractului (ICCJ, decizia HP 40/2026).

Lista de verificare pentru HR

Mai departe

• Calculator concediu de odihnă proporțional
• Certificatul medical la HR: ce verifici, termene, ce transmiți
• Ce pregătiți pentru un pilot HeyLeave