Adeverința de salariu, de venit și de vechime: conținut și termen

Trei documente care se confundă des

La ghișeul HR, „adeverință de salariu” poate însemna trei lucruri diferite. Merită separate din prima, pentru că au reguli diferite.

1. Adeverința de salariat din HG 295/2025. Atestă activitatea desfășurată, durata ei, salariul și vechimea. Se emite pe baza REGES-ONLINE și a dosarului personal, la cererea scrisă a salariatului sau a fostului salariat (art. 8 alin. (7)) și, fără cerere, la încetarea contractului (art. 8 alin. (6)). Modelul 1 de mai jos acoperă acest document.
2. Adeverința de vechime. În practică, un document separat, cerut pentru un nou angajator, un concurs sau un dosar. Conținutul se suprapune cu adeverința de mai sus. Modelul 2 pune accentul pe perioade și funcții.
3. Adeverința de venit pe formularul unui terț (bancă, leasing, instituție publică). Formularul este al celui care îl cere și are regulile lui. Nu îl redesenați și nu îl înlocuiți cu modelul vostru.

Adeverințele pentru dosarul de pensie nu intră în acest articol.

Termenul: 15 zile lucrătoare de la cererea scrisă

• Cine: angajatorul, prin persoana care ține evidența REGES și dosarele personale.
• Ce: adeverința care atestă activitatea, durata, salariul și vechimea.
• În ce condiții: cererea este scrisă; o face salariatul sau un fost salariat.
• Până când: cel mult 15 zile lucrătoare (HG 295/2025, art. 8 alin. (7)).
• Prin ce sistem: datele vin din REGES-ONLINE și din dosarul personal. Nu emiteți o adeverință care contrazice registrul; dacă registrul e greșit, corectați întâi registrul.
• Ce dovadă păstrați: cererea cu număr și dată de înregistrare, adeverința cu număr de ieșire și dovada predării (semnătură de primire sau e-mailul trimis).
• Ce se întâmplă dacă nu faceți: amendă de 3.000–5.000 lei pentru încălcarea art. 8 alin. (4)-(8) (art. 9 alin. (6)).

O cerere pe WhatsApp sau pe e-mail este „scrisă”? Legea nu spune: HG 295/2025 nu definește cererea scrisă, iar Codul muncii (art. 16) reglementează semnătura electronică pentru contract și documentele de muncă, nu forma cererii. Practica recomandată: cereți salariaților cererea pe hârtie sau pe e-mail, iar orice cerere primită pe alt canal o înregistrați cu data primirii și urmăriți termenul de la ea.

Același articol, alin. (4), dă un termen de 15 zile lucrătoare și pentru copiile de pe documentele din dosarul personal, cerute în scris; copiile se certifică pentru conformitate de reprezentantul legal al angajatorului sau de o persoană împuternicită (art. 8 alin. (5)).

La încetarea contractului: adeverința și extrasul, fără cerere

La încetarea activității, angajatorul eliberează adeverința și un extras din registru semnat (art. 8 alin. (6)). Nu așteptați cererea. Puneți ambele documente pe lista de lichidare, lângă ultimul fluturaș.

Ce conține adeverința

Art. 8 alin. (7) din HG 295/2025 numește conținutul: activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal. Nu există un model aprobat și nici un conținut minim suplimentar în text. Restul (antet, număr de înregistrare, scop, semnătură) ține de forma documentului.

Codul muncii, art. 34 alin. (5), este în vigoare alături de HG 295/2025: la solicitare, angajatorul eliberează un document care atestă activitatea, durata, salariul, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate (amendă 300–1.000 lei, art. 260 alin. (1) lit. b)). HG 295/2025 adaugă termenul de 15 zile lucrătoare și amenda de 3.000–5.000 lei. Separat, salariatul își poate vedea și descărca online datele din registru (Codul muncii, art. 34 alin. (5¹)).

Pe adeverință treceți:

• datele angajatorului (denumire, CUI, sediu) și numărul de înregistrare;
• numele salariatului și un identificator suficient (HG 295/2025 nu cere CNP-ul complet; dacă îl treceți întreg sau mascat decideți cu responsabilul cu protecția datelor);
• perioadele de activitate, cu funcția (și codul COR), norma și tipul contractului;
• salariul, astfel cum rezultă din registru și din dosarul personal (art. 8 alin. (7)), cu precizarea datei la care se referă, de exemplu „salariul de bază brut la data eliberării”; textul nu spune dacă e salariul actual sau istoricul, așa că treceți ce cere scopul adeverinței;
• vechimea, calculată din perioadele de mai sus. Absențele nemotivate și concediile fără plată se scad din vechimea în muncă, cu excepția concediilor fără plată pentru formare profesională (Codul muncii, art. 16 alin. (6)-(7));
• sursa datelor: REGES-ONLINE și dosarul personal.

Minimizarea datelor (GDPR)

Adeverința circulă în afara firmei, deci puneți pe ea doar ce cere scopul.

• Nu treceți diagnostice, coduri de boală sau motive de suspendare care nu sunt necesare. „Suspendare” cu perioada ajunge de obicei.
• Pentru o bancă, venitul și vechimea la angajator; nu tot istoricul.
• Predați adeverința salariatului sau persoanei pe care el o indică în scris, nu terțului care sună la HR.
• Verificați identitatea solicitantului înainte să trimiteți documentul pe un canal electronic.

Acestea sunt practici recomandate, nu reguli din HG 295/2025; formulările exacte le stabiliți cu responsabilul cu protecția datelor.

Exemplu: adeverință de vechime pentru o angajare din 2019 cu schimbare de funcție în 2023

Checklist pentru fiecare cerere

Modelele

Ambele sunt MODELE ORIENTATIVE v1.0, valabile la 23.10.2026, cu câmpuri între paranteze drepte. Verificați forma consolidată a HG 295/2025 înainte de folosire.

• Adeverință de salariat (HG 295/2025, art. 8), DOCX
• Adeverință de vechime, DOCX